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Le remboursement des frais de transport des salariés

Mise à jour : 24/02/2009

Depuis le 1er janvier, en application de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 et du décret du 30 décembre 2008, tout employeur est tenu de prendre en charge une partie du coût financier des trajets domicile-travail de ses salariés.

En pratique, deux types d’aides ont ainsi été mises en place, l’une facultative, l’autre obligatoire.

Prise en charge obligatoire des frais de transport

Jusqu’à l’année dernière, la participation de l’employeur aux frais de transport en commun de ses salariés n’était obligatoire que pour les salariés travaillant en Île-de-France.

Désormais, toutes les entreprises doivent prendre en charge au moins 50 % de l’abonnement souscrit par leurs salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail. À défaut, elles s’exposent à devoir payer une amende pouvant aller jusqu’à 750 € (employeurs individuels) ou 3 750 € (sociétés ou associations).

Dans les faits, le salarié achète ses titres de transport puis les présente à son employeur. Ce dernier doit alors le rembourser, sur la base des tarifs de 2e classe, dans les meilleurs délais et au plus tard à la fin du mois qui suit l’utilisation du titre de transport (ou mensuellement dans le cas d’un abonnement annuel).

Cette mesure concerne également l’abonnement à un service public de location de vélos.

Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet.

Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

L’employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge prévue par la loi.

Aide facultative pour les frais de carburant

Les employeurs peuvent désormais directement prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation électrique des salariés qui utilisent leur voiture personnelle pour venir au travail quand le lieu de leur résidence habituelle ou de leur travail n’est pas couvert par les transports collectifs, ou que leurs horaires les empêchent d’utiliser ces transports. Cette contribution facultative est alors exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, mais seulement dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Informations sur le bulletin de paie

Le montant des frais de transports collectifs ou de carburant pris en charge par l’employeur doit être mentionné sur le bulletin de paie des salariés concernés. À défaut, à compter du 1er avril 2009, une amende d’un montant de 450 € (employeurs individuels) ou de 2 250 € (sociétés et associations) pourra être infligée aux contrevenants.

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 Décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008 relatif au remboursement des frais de transport des salariés
 
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