Assistant administratif (F/H)

Assistant administratif (F/H)

Date de publication : 21/11/2023
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Présentation du métier

Code ROME :

M1607 – Secrétariat

Famille(s) d'appartenance :

Responsable hiérarchique :

Responsable de service ou d'agence, Direction générale

Autres appellations :

Secrétaire, Secrétaire de direction, Assistant de direction ou de service

Activités de Coop concernées :

Accession sociale / Gestion locative / Gestion de copropriétés

L'assistant administratif assure le suivi et le traitement administratif des activités des services qu'il appuie. A ce titre, il recueille, classe et contrôle les pièces nécessaires à chaque process, élabore et met à jour les tableaux de bords, établit et suit les échéances relatives à chaque dossier, anticipe et prépare les réunions nécessaires, etc. Il assure le traçage de son activité à l'oral comme à l'écrit.

L'assistant administratif assure une véritable fonction d'alerte : il suit l'état d'avancement des process, prépare les documents nécessaires au suivi des dossiers, effectue les relances au regard des échéances et peut être amené à assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et internes. L'assistant administratif se charge en effet du suivi et du contrôle des "engagements extérieurs" de la Coop'HLM. Enfin, Il diffuse les informations relatives à son périmètre d'intervention en interne à la Coop'HLM et auprès de ses principaux partenaires.

L'assistant administratif peut également apporter un appui à la gestion opérationnelle et administrative de son service : gestion de planning des équipes, logistique, diffusion de l'information, notes de frais, facturation, commandes auprès des fournisseurs.

Variabilité des activités

Le métier d'assistant administratif peut être rattaché à un ou plusieurs services des Coop'HLM, ce qui constitue un facteur fort de variabilité de ses activités. Cet emploi est révélateur de la polyvalence qui existe au sein des emplois des Coop'HLM. Son rôle d'appui à un ou plusieurs services fait appel à une polyvalence de missions et de compétences : par exemple, auprès du service RH (appui au DRH en matière de collecte des pièces nécessaires à la gestion des payes, etc.), auprès du service communication, commercial, etc.

En fonction des Coop'HLM, l'assistant administratif peut également assurer les fonctions d'accueil et de secrétariat ou encore être impliqué dans la gestion administrative de l'agence.

Relations de travail

  • Externes : 

    Locataires ou accédants, Services de la préfecture, CCAS, Trésor public, Notaires, Avocats et huissiers, Organismes externes pour le recouvrement, Associations locales d'action sociale (variabilité en fonction du service d'appartenance)

  • Internes : 

    Responsables hiérarchiques, Service de la maîtrise d'ouvrage, Service juridique et comptable, Service relatif à la gestion des locataires / copropriété, Services de proximité, Services de gestion sociale (variabilité en fonction du service d'appartenance)

Compétences

Connaître les bases des règles budgétaires et comptables
Connaître les fondamentaux juridiques du secteur de l'urbanisme et de la construction
Connaître les outils collaboratifs
Gérer et prioriser des échéances et obligations multiples à respecter sur le plan réglementaire
Monter, vérifier et suivre un dossier au niveau administratif
Traiter et assurer le suivi des factures
Contacter et relancer des interlocuteurs multiples
Préparer les réunions et rédiger les comptes-rendus
Travailler dans des délais contraints
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion
Utiliser les principaux outils de communication
Coordonner les relations avec les intervenants et partenaires extérieurs
Réaliser un reporting de son activité, à l'écrit comme à l'oral
Être méthodique et rigoureux
Disposer d'une bonne capacité d'écoute
Être organisé et prévoyant
Prendre des initiatives en autonomie
Être disponible et avoir le sens du service
Être courtois
Travailler en équipe
Rester calme en toutes circonstances
Faire preuve d'adaptabilité et de flexibilité

Valeurs coopératives impactant le plus le métier

  • Transparence
  • Proximité
  • Responsabilité

Accès au métier et mobilités envisageables

Formations possibles

  • A l'entrée :

    Bac +2 à bac +3 secrétariat ou assistance administrative, dans le milieu de la gestion des entreprises ou BTP / immobilier, équivalents

  • En cours de carrière :

    L'assistance opérationnelle de la M-O : les fondamentaux du métiers – formation AFPOLS.

    Formations spécifiques en fonction de la thématique sur laquelle la personne intervient.

Expériences professionnelles

Emploi accessible aux professionnels débutants

Possibilités de mobilités professionnelles

Envie de changer de métier ?

Retrouvez ci-dessous les mobilités professionnelles envisageables au sein des COOP HLM / USH, sur la base de plusieurs critères de proximité. Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.