Assistant opérationnel (F/H)

Assistant opérationnel (F/H)

Date de publication : 21/11/2023
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Présentation du métier

Code ROME :

M1607 – Secrétariat

Famille(s) d'appartenance :

Responsable hiérarchique :

Responsable de service ou d'agence, direction générale

Autres appellations :

Assistant de service (commercial, maîtrise d'ouvrage, de gestion locative, etc.)

Activités de Coop concernées :

Accession sociale / Gestion locative / Gestion de copropriétés / Construction et gestion de logements locatifs sociaux

L'assistant opérationnel assure le suivi et le traitement des activités des services qu'il appuie. A ce titre, il recueille, classe et contrôle les pièces nécessaires à chaque process, établit et suit les échéances relatives à chaque dossier, anticipe et prépare les réunions nécessaires, etc. Il assure le traçage de son activité à l'oral comme à l'écrit.

Les fonctions de l'assistant opérationnel intègrent également le suivi technique des dossiers de son service : suivi des tableaux de bord d'avancement des opérations, gestion de planning des équipes, logistique, diffusion de l'information, traitement des demandes client, facturation, commandes auprès des fournisseurs.

En outre, il peut être amené à réaliser une veille technique et réglementaire.

Variabilité des activités

Le contenu précis des missions de l'assistant opérationnel sera fonction de son service de rattachement (service de la maîtrise d'ouvrage, service relatif à la maintenance et l'entretien, etc.). Cet emploi est révélateur de la polyvalence qui existe au sein des emplois des Coop'HLM. Son rôle d'appui à un ou plusieurs services fait appel à une polyvalence de missions et de compétences. Ainsi, aux côtés du suivi administratif et technique des dossiers, l'assistant opérationnel peut également appuyer son équipe sur le volet commercial ou encore de communication et de marketing.

Relations de travail

  • Externes : 

    Locataires ou accédants, entreprises prestataires, assureurs, notaires, avocats et huissiers, organismes externes pour le recouvrement, municipalités (variabilité en fonction du service d'appartenance).

  • Internes : 

    Responsables hiérarchiques, service commercial, service de la maîtrise d'ouvrage, service relatif à la maintenance et l'entretien, service juridique, service relatif à la gestion des locataires / copropriété, services de proximité, services de gestion sociale (variabilité en fonction du service d'appartenance).

Compétences

Connaître les bases des règles budgétaires et comptables
Connaître les fondamentaux juridiques du secteur de l'urbanisme et de la construction
Connaître les outils collaboratifs
Gérer et prioriser des échéances et obligations multiples à respecter sur le plan réglementaire
Monter, vérifier et suivre un dossier au niveau administratif
Traiter et assurer le suivi des factures
Contacter et relancer des interlocuteurs multiples
Préparer les réunions et rédiger les comptes-rendus
Travailler dans des délais contraints
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion
Utiliser les principaux outils de communication
Coordonner les relations avec les intervenants et partenaires extérieurs
Réaliser un reporting de son activité, à l'écrit comme à l'oral
Être méthodique et rigoureux
Disposer d'une bonne capacité d'écoute
Être organisé et prévoyant
Prendre des initiatives en autonomie
Être disponible et avoir le sens du service
Être courtois
Travailler en équipe
Faire preuve d'adaptabilité et de flexibilité

Valeurs coopératives impactant le plus le métier

  • Transparence
  • Proximité
  • Responsabilité

Accès au métier et mobilités envisageables

Formations possibles

  • A l'entrée :

    Bac +2 à bac +3 dans le milieu du bâtiment ou BTP / immobilier, juridique, administratif ou équivalents.

  • En cours de carrière :

    L'assistance opérationnelle de la M-O : les fondamentaux du métiers – formation AFPOLS.

    Les fondamentaux de l'assurance construction - formation ARECOOP

    Risques et responsabilités du maître d'ouvrage - formation ARECOOP

    Excel - Consolider les connaissances - M2i formation

Expériences professionnelles

Emploi accessible aux professionnels débutants

Possibilités de mobilités professionnelles

Envie de changer de métier ?

Retrouvez ci-dessous les mobilités professionnelles envisageables au sein des COOP HLM / USH, sur la base de plusieurs critères de proximité. Ces mobilités sont données à titre indicatif, sans valeur d’obligation pour les entreprises et les salariés qui doivent les adapter à leur situation particulière.

Assistant opérationnel (F/H)
Métier de référence
Assistant copropriété (F/H)
Assistant comptable (F/H)
Assistant commercial (F/H)
Métiers proches