Dans la perspective de la tenue de votre assemblée générale, la Fédération souhaite vous rappeler un certain nombre de points de vigilance et de bonnes pratiques.
Madame la Directrice Générale, Monsieur le Directeur Général,
Votre coopérative d’Hlm s’apprête à préparer et organiser son assemblée générale d’ici le 30 juin prochain. Dans cette perspective, la Fédération souhaite vous rappeler un certain nombre de points de vigilance et de bonnes pratiques.
A l’occasion de la publication par Arecoop du « Mémento juridique de la gestion d’une Coop’HLM », la Fédération vous invite également à une Visio’Coop le mardi 21 mars prochain, de 9h à 10h afin de partager avec vous les éléments-clés d’une assemblée générale réussie. Les inscriptions se font en ligne, sur le site internet de la Fédération (www.hlm.coop Espace Adhérents / L’Agenda).
1. Les obligations qui portent sur la gouvernance
Représentation équilibrée femmes-hommes au sein des organes de gestion
Si « la recherche d’une représentation équilibrée des femmes et des hommes » est inscrite dans le Code de commerce depuis plusieurs années, la loi est devenue plus directive.
Ainsi, cette recommandation devient une obligation pour toute société anonyme qui, pour le troisième exercice consécutif, emploie un nombre moyen d'au moins deux cent cinquante salariés permanents et présente un montant net de chiffre d'affaires ou un total de bilan d'au moins 50 millions d'euros. Dans ce cas, la proportion des administrateurs de chaque sexe ne peut être inférieure à 40 % et lorsque le conseil d'administration est composé au plus de huit membres, l'écart entre le nombre des administrateurs de chaque sexe ne peut être supérieur à deux. Les Coop’HLM qui ne seraient pas concernées par cette obligation demeurent néanmoins tenues d’un objectif de moyens.
Par ailleurs, en cas de nomination par le conseil d’administration (ou le conseil de surveillance) d’un ou plusieurs directeurs généraux délégués (ou membres du directoire), le conseil doit désormais déterminer un processus de sélection garantissant la présence d’au moins une personne de chaque sexe parmi les candidats, les propositions de nomination s’efforçant de rechercher une représentation équilibrée des femmes et des hommes (art. L225-53 C. com).
Mise en place d’un index d’égalité femmes-hommes
Pour réduire les inégalités professionnelles entre les hommes et les femmes et les écarts de rémunération, la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a institué un « index Égalité femmes-hommes ». Cette obligation de calcul et de publication de l’index concerne les Coop’HLM de plus de 50 salariés.
Chaque année, un index d’égalité hommes-femmes doit être calculé à partir de plusieurs indicateurs et publié. Le décret n° 2019-15 du 8 janvier 2019 précise la méthodologie de calcul des indicateurs, leurs modalités de publication, ainsi que les pénalités financières encourues. Un site internet (https://indexegapro.travail.gouv.fr/) a été mis en place par les pouvoirs publics pour accompagner les sociétés concernées dans cette démarche.
2. Le contenu du rapport de gestion et les résolutions
Le rapport de l’activité soumise à la garantie de la SGAHLM
Dans le cas ou votre coopérative d’Hlm serait adhérente de la SGAHLM, nous vous rappelons que dans le cadre de l’analyse du risque financier lié à l’activité d’accession, deux possibilités vous sont offertes pour nous faire part de votre résultat SGAHLM 2022 :
- Une insertion dans votre rapport de gestion, d’un rapport d’activité accession comprenant le tableau de ventilation des charges et produits par activité (Cf article 16 du règlement intérieur et circulaire du 29/04/2019 de la SGAHLM) ;
- Une attestation du commissaire aux comptes relative au rapport d’activité accession SGA comprenant le rapport d’activité accession et le tableau de ventilation des charges et produits par activité (Cf Annexe à l’article D.453-8 du CCH – point 4 et circulaire du 29/04/2019).
Ces documents sont à fournir à la SGAHLM sous un format pdf. à l’issue de l’assemblée générale d’approbation de vos comptes sociaux. Le respect de cette obligation conditionne le versement des concours financiers de la SGAHLM. Vous retrouverez ces éléments sur le site de la SGAHLM (https://v2.sgaccession.org)
L’affectation des résultats au titre de l’exercice 2022
Une légère évolution des règles d’affectation des résultats dégagés sur l’exercice 2022 doit être prise en compte dans les résolutions proposées au vote des associés lors de leur prochaine assemblée générale.
Deux nouvelles dispositions sont à prendre en compte :
- Depuis 2021 pour toutes les coopératives, une résolution doit être prise pour affecter dans un compte spécifique les résultats dégagés par la gestion de services d’intérêt économique général (SIEG)
- Depuis 2022 pour les coopératives agréées « OFS », il convient de dégager au sein du résultat SIEG le résultat de l’activité OFS, et d’affecter les bénéfices réalisés par cette activité entièrement au maintien ou au développement de cette activité de l'organisme, sans distribution de dividendes possible. Vous devrez ainsi proposer les résolutions d’affectation de résultat de l’activité « OFS » en 2022 pour les coopératives concernées.
La Fédération vous invite également à vérifier que l’affectation des résultats « non SIEG » 2021 respecte les règles et vigilances détaillées sur le site internet de la Fédération (Espace adhérents/Les ressources adhérents) et à prendre si besoin les mesures correctrices qui s’imposeraient (résolution en 2023 ou écritures comptables de correction).
La distribution des dividendes
Votre Assemblée Générale peut choisir de distribuer en 2023, sous certaines conditions, des dividendes correspondant à un pourcentage du capital, et adopter une résolution dans ce sens. Le montant qui en résulte est plafonné par la réglementation applicable aux organismes Hlm d’une part et par la loi de 1947 modifiée pour les coopératives d’autre part.
Pour les assemblées générales convoquées en 2023 pour statuer sur les comptes de l'exercice 2022, il conviendra de limiter la rémunération des parts sociales au taux moyen du TMOP sur les 3 dernières années + 2%, soit un maximum de 2,75%.
Les comptes annuels au format « Hlm »
L’arrêté du 14 décembre 2022 entrant en vigueur pour les comptes ouverts à compter du 1er janvier 2022 rappelle la nécessité de faire certifier les comptes annuels (Bilan, Compte de résultat, Annexe) au format « Hlm », c’est-à-dire sur la base d’une présentation spécifique à notre secteur. Les maquettes Excel au format Hlm sont à disposition des coopératives sur le site de la Fédération.
2. Une évolution du déroulement des assemblées générales
Projet coopératif
Nous vous rappelons que les Scic d’Hlm doivent intégrer dans leur rapport de gestion, en application de l’article 19 terdecies de la loi du 1947 portant statut de la coopération, des informations sur l’évolution du « projet coopératif » figurant au préambule de ses statuts.
Ces informations portent sur les données relatives à l’évolution du sociétariat et, au cours de l’exercice clos, sur toutes les évolutions intervenues en matière de gouvernance de la société, sur l’implication des différentes catégories de sociétaires dans la prise de décision au sein de la société, sur les relations entre les catégories d’associés ainsi que les principales évolutions intervenues dans le contexte économique et social de la société. Une analyse de l’impact de ces évolutions sur le projet coopératif de la société doit également y figurer.
Nouveau mode de calcul de la majorité pour l’adoption des décisions en assemblée générale
Les dispositions des articles L225-96 et L225-98 du Code de commerce qui portent sur le décompte de la majorité requise pour l’adoption des décisions des assemblées générales ont été modifiées par la loi de simplification du droit des sociétés : désormais, pour tous les exercices clos après le 19 juillet 2019, la majorité à prendre en compte sera déterminée en fonction des seules voix exprimées par les associés présents ou représentés. Les abstentions ainsi que les votes blancs ou nuls ne seront plus comptabilisés comme des votes négatifs mais sont exclues du décompte.
3. Une mise à jour des statuts
Pour tenir compte des modifications présentées précédemment et clarifier plusieurs dispositions statutaires, la Fédération a mis à jour en 2020 son modèle de statuts. Ce modèle est disponible sur le site internet de la Fédération (Espace Adhérents / Ressources adhérents). Si vous ne l’avez pas encore fait, il vous appartient d’intégrer tout ou partie des modifications suggérées à l’occasion d’une prochaine assemblée générale extraordinaire.
Nous vous rappelons enfin que depuis le 1er janvier 2023 un guichet unique, géré par l’INPI, a été mis en place pour gérer les formalités à accomplir à l’issue de l’assemblée générale. Ce guichet est accessible à l’adresse suivante : formalites.entreprises.gouv.fr.
Restant à votre disposition,
Je vous prie de croire, Madame la directrice générale, Monsieur le directeur général, à l’expression de mes sentiments les meilleurs.