Une ordonnance prolonge jusqu'au 1er avril 2021 les règles exceptionnelles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes des entités de droit privé, prévues par l’ordonnance du 25 mars 2020.
L'assemblée générale ordinaire des associés doit être convoquée une fois par an, dans le délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice social, pour approuver les comptes sociaux, sachant que le conseil d'administration doit arrêter les comptes au moins 45 jours avant.
En raison de la situation sanitaire actuelle, dans certains cas les comptes ne pourront être arrêtés dans des délais compatibles avec une assemblée générale à convoquer avant le 30 juin.
Pour tenir compte de ce contexte, les ordonnances du 25 mars 2020 prévoient des mesures exceptionnelles portant sur la prorogation du délai d'approbation des comptes, la tenue des conseils d'administration et l'organisation des assemblées générales. Un décret du 29 juillet 2020 a prolongéles effets de ces ordonnances jusqu'au 30 novembre 2020.
Le décret du 14 octobre 2020 déclarant l’état d’urgence sanitaire à compter du 17 octobre 2020 sur l’ensemble du territoire français, complété par le décret du 29 octobre 2020 conduit à proroger les mesures permettant la tenue des assemblées générales à huis clos jusqu’au 30 novembre prochain.
L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 proroge et adapte les règles exceptionnelles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des autres organes des entités de droit privé, prévues par l’ordonnance du 25 mars 2020. Ses dispositions s’appliquent aux réunions des assemblées et aux conseils d’administration de surveillance tenues à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance et jusqu’au 1er avril 2021.
Un décret adaptant et prorogeant le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 doit compléter ces dispositions en renforçant en particulier les garanties offertes aux actionnaires pour assurer le plein exercice de leurs droits durant cette période.
Pour vous accompagner, la Fédération des Coop'HLM met à votre disposition :
- un "kit d'organisation d'une assemblée générale à huis clos" : le mode d'emploi - les annexes (.zip)
- une note sur la dématérialisation des conseils d'administration et des assemblées générales comportant des exemples de clauses à insérer dans vos statuts et règlement intérieur
- la circulaire fédérale du 18 février 2020 sur l'organisation de vos assemblées générales et la modification de vos statuts
D'autres ressources sur le même thème sont disponibles :
- Autorité des normes comptables : la communication sur l'information appropriée à faire figurer dans l’annexe des comptes clos au 31 décembre 2019 au titre des évènements postérieurs à la clôture
- Direction du Trésor : foire aux questions sur "Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19"
- Compagnie nationale des commissaires aux comptes : Questions / Réponses relatives aux conséquences de la crise sanitaire et économique liée à l’épidémie de Covid-19