Circulaire du 19 mars 2021 relative à l'organisation de votre assemblée générale

La Fédération vous apporte des précisions sur les conditions d'organisation de votre prochaine assemblée générale dans le contexte sanitaire actuel.

Circulaire n°21 

Paris, le vendredi 19 mars 2021

Objet : tenue de votre assemblée générale

 

Madame la Directrice Générale, Monsieur le Directeur Général,

La prochaine assemblée générale que devra organiser votre coopérative d’Hlm se tiendra cette année encore dans un contexte particulier, lié à la pandémie de Covid-19. Nous tenons, par la présente circulaire, partager avec vous quelques informations afin de vous permettre d’organiser ce moment de démocratie coopérative dans les meilleures conditions. Cette circulaire complète la circulaire fédérale 20019 du 18 février 2020 qui vous faisait part des récentes dispositions de la loi PACTE.

La tenue de votre assemblée générale

En 2021, il est envisageable d’organiser votre assemblée générale en présentiel, dans le respect des règles sanitaires (gestes barrières, distanciation sociale, port du masque), sous réserve des restrictions décidées par les autorités et à la condition d’adapter votre salle d’assemblée générale au nombre d’associés que vous vous attendez à accueillir.

Les dispositions exceptionnelles que nous avons connues en 2020 restent néanmoins partiellement en vigueur. Le décret n°2021-255 du 9 mars 2021 proroge ainsi jusqu’au 31 juillet 2021 la durée d’application de l’ordonnance n°2020-321 du 15 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19. Les principales modifications par rapport au régime exceptionnel connu l’année dernière sont les suivantes :

  • pour convoquer cette année votre assemblée générale à huis clos, c’est-à-dire par correspondance et sans présence des coopérateurs, vous devrez  motiver la décision de votre conseil d’administration sur la base d’ « une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres » ou sur le fait qu’il vous sera matériellement impossible de garantir l’accès à tous les associés qui le souhaiteraient à votre assemblée générale.

Si les mesures administratives devaient évoluer entre la convocation de l’assemblée générale et sa tenue, l’article 7 de l’ordonnance n°2020-321 modifiée autorise la coopérative d’Hlm à modifier les modalités d’organisation de l’assemblée générale à la condition d’en informer par tous moyens l’ensemble des associés trois jours ouvrés au moins avant la date de convocation sans qu’il ne soit nécessaire de renouveler les formalités de convocation.

  • les autres adaptations aux délais de procédure ou aux délais prévus par la loi pour l’établissement, la présentation ou l’approbation des comptes exceptionnellement en vigueur en 2020 n’ont pas été prolongés. Les assemblées générales devront donc se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice et donc avant le 30 juin 2021.

La participation à distance

Ce mode de participation reste ouvert pour les assemblées générales sur simple décision du conseil d’administration qui la convoquera, y compris lorsque les règles qui les régissent normalement ne le prévoient pas, et même lorsque les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent et aussi bien pour les assemblées générales organisées en présentiel que celles à huis clos. Contrairement à la possibilité d’organiser l’assemblée à huis clos, le recours à ce mode de participation n’est soumis à aucune condition tenant à l’existence d’une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Néanmoins, cela suppose de disposer de moyens techniques adaptés, permettant l’identification des membres de l’assemblée, transmettant au moins la voix des participants et autorisant la retransmission continue et simultanée des débats. Le procès-verbal de l’assemblée générale devra mentionner le fait qu’il a été fait application de l’article 5 de l’ordonnance n° 2020-321 du 15 mars 2020 dont l’effet est prorogé par le décret du 9 mars 2021 afin de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Le vote à distance

De même, il peut être fait appel cette année au vote électronique pour l’assemblée générale, même si une clause statutaire ne le prévoit pas expressément. Les autres conditions prévues par les textes en vigueur pour le vote électronique sont applicables. C’est le cas de la mise à disposition d’un site internet dédié. Les outils disponibles en ligne se sont multipliés depuis plusieurs années. Ont ainsi déjà été identifiés les solutions Easyquorum, Neovote, Agathe ou encore Gedivote.

Le vote par correspondance

Le conseil d’administration peut décider que le vote par correspondance pourra s’exercer par voie de message électronique en l’absence même d’une clause statutaire. Dans ce cas, la convocation devra indiquer l’adresse électronique à laquelle les instructions de vote pourront être adressées à la coopérative. Les associés pourront alors choisir de transmettre leur bulletin de vote par correspondance par voie de message électronique ou de continuer de le faire par voie postale. Quel que soit le mode de transmission utilisé, il conviendra de respecter les autres conditions et modalités du vote par correspondance prévues par le code de commerce et les statuts.

L’inscription dans le temps de la dématérialisation et de la participation à distance

Au-delà de la situation que nous vivons, le code de commerce permet, sous réserve de décisions à prendre par la coopérative d’Hlm, d’intégrer de manière courante et habituelle une participation à distance. Si vous ne l’avez pas déjà fait, votre prochaine assemblée générale réunie en format extraordinaire pourra être l’occasion d’adapter vos statuts à cet effet. Vous trouverez ci-joint la note déjà diffusée en avril dernier.

La révision coopérative

Si votre coopérative d’Hlm n’a pas fait l’objet d’une mission de révision coopérative, il appartient à votre assemblée générale de désigner votre réviseur coopératif.

Le projet coopératif

Dans le cas ou votre coopérative aurait le statut de scic Hlm, le rapport annuel du conseil d’administration ou du directoire devra contenir des informations sur l’évolution du projet coopératif figurant en préambule de vos statuts, et notamment des données sur l’évolution du sociétariat et l’implication des différentes catégories de sociétaires dans la prise de décision au sein de la société.

Vous trouverez sur le site internet de la Fédération (www.hlm.coop Espace Adhérents / Les ressources adhérents) une page recensant l’ensemble des informations et ressources utiles pour la bonne organisation de votre assemblée générale.

Restant à votre disposition,

Je vous prie d'agréer, Madame la Directrice Générale, Monsieur le Directeur Général, à l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Vincent Lourier
Directeur

PJ :

  • Note sur la dématérialisation
  • Foire aux questions de la DG Trésor au 15 mars 2021